シニアフロントオフィス＆アドミッションエグゼクティブ

仕事の目的
組織のオフィスルーチンと手順に従い、専門家チームの事務サポートを提供することで、質の高いサービスの提供に貢献する。

主要な責任

• フロントオフィスの日常的な管理業務を遂行する：
  • すべての入出荷郵便物/宅配便を受け取り、仕分けし、分配する。 
  • メッセージを受け取り、伝え、緊急性を判断し、迅速に対応する。
  • 電話応対/転送、来客応対などのフロント受付業務を行う。
  • 電話の音声メッセージや受信FAXを管理する。
  • 訪問者、学生、スタッフ、ベンダーからの日常的な問い合わせに対応する。
  • 記録簿やルームキーを管理し、物品が説明されていることを確認すること
  • 駐車場ラベル、ビジターパスの作成・発行
  • 学校施設のレンタル/ブッキングの管理、コーディネート 
  • 社内電話帳、スタッフルームの座席図、ロッカー図などの更新
  • 紛失物や拾得物を処理する。
• 受付やロビーの整頓と清潔を保つ
• 事務的なサポートや書類のファイリングの提供
• 印刷用紙、文房具、新聞などの発注において、事務局員を監督し、学校とスタッフのための資材を常に供給できるようにする。
• スクールアテンダントと協力して、パントリー用の軽食の供給を確保する。
• 管理関連事項（受験票の回収、病室の利用、学生証の発行、コンビネーションロックの発行など）で学生をサポートする。
• 管理アシスタントおよび個人アシスタントが不在の場合、その職務をカバーする。その他、必要に応じて上司から指示された臨時の業務に参加する。
• 社内各部署との連絡・調整
• 最初の窓口となり、新しい保護者の方に入学手続きをご案内します。
• オフラインとオンラインのチャネルを監視し、見込みのある親をフォローする（オフラインチャネルではマンツーマンカウンセリング、オンラインチャネルではメールやウェブでの問い合わせに迅速に対応、または電話による会話など）。
• 様々なチャネルの効果を検証し、アドミッション・チームとフィードバックを共有する。

最低限必要な資格

• GCE Oレベル/ディプロマ

経験値

• 受付・事務経験者は有利ですが、必須ではありません。